Mr W.J.F. Geertsen is de klachtenfunctionaris binnen het kantoor.

De onderhavige klachtenregeling is van toepassing op alle onder de verantwoordelijkheid van Mr W.J.F. Geertsen werkzame personen binnen Van Dijk c.s. Advocaten. Mogelijke klachten van cliënten worden meteen met de klachtenfunctionaris kortgesloten en besproken, waarna deze – in samenspraak met de behandelend advocaat en de desbetreffende cliënt – een adequate oplossing voor de gerezen klacht regelt, indien de desbetreffende klacht zich daarvoor leent;

– Indien uit de aard van de klacht een formelere afhandeling noodzakelijk blijkt, brengt de klachtenfunctionaris op kortst mogelijke termijn na ontvangst van de klacht en uiterlijk binnen een maand nadien de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk en met redenen omkleed in kennis omtrent het oordeel over de gegrondheid van de klacht, indien nodig vergezeld van aanbevelingen;

– Mocht de klachtenfunctionaris de hiervoor genoemde termijn waarbinnen richting klager en degene over wie wordt geklaagd niet tijdig met een oordeel kunnen invullen, dan wordt onverwijld aan de klager en aan degene over wie is geklaagd schriftelijk aangegeven binnen welke termijn het meerbedoeld oordeel zal worden gegeven;

– Degene over wie is geklaagd wordt in de gelegenheid gesteld op de desbetreffende klacht te reageren middels een daartoe strekkende toelichting. Indien dat nodig mocht blijken wordt de klager, indien de vorenbedoelde toelichting daar reden toe geeft, uitgenodigd op die toelichting te reageren;

– De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht, dit in de ruimste zin des woords;

– Mocht een klacht onverhoopt niet naar tevredenheid met de cliënt worden opgelost, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Maastricht of – in voorkomend geval – aan de Deken van de Orde van Advocaten Limburg.

Op verzoek wordt nadere informatie hieromtrent verstrekt;

– De klachtenfunctionaris houdt een bestand bij waarin alle binnengekomen behandelde klachten worden genoteerd. Gestreefd wordt in ieder geval naar een acceptabele oplossing mocht er een klacht onverhoopt gegrond worden bevonden. Daarbij is een goede communicatie met de betreffende cliënt onontbeerlijk;

– Met enige regelmaat wordt binnen kantoor met alle werkzame advocaten en/of overige onder de verantwoordelijkheid van Mr W.J.F. Geertsen werkzame personen gecommuniceerd over mogelijke klachten en de be- c.q. afhandeling daarvan. Deze kantoorklachtenregeling maakt deel uit van het protocol van Van Dijk c.s. Advocaten, dat ieder jaar wordt geactualiseerd. Desgevraagd wordt een kopie van deze kantoorklachtenregeling verstrekt aan een cliënt, mocht deze daarom verzoeken;