Versie: December 2024

Artikel 1. Definities

1. Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden: activiteiten ter verkrijging van voldoening buiten rechte van een vordering tot betaling van een geldsom;
2. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de Schuldenaar jegens de advocaat over buitengerechtelijke incassowerkzaamheden als bedoeld in de Wki, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
3. Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de Klacht, zijnde mr W.J.F. Geertsen;
4. Klager: De Schuldenaar die, dan wel met tussenkomst van diens vertegenwoordiger, een klacht indient;
5. Schuldenaar: de natuurlijk persoon die zijn woonplaats in Nederland heeft en die gehouden is of geacht wordt de vordering tot betaling van een geldsom te voldoen.

Artikel 2. Bereik van deze klachtenregeling

Deze klachtenregeling Wki is uitsluitend van toepassing op buitengerechtelijke incassowerkzaamheden die worden verricht door de advocaten van Van Dijk c.s. Advocaten

Artikel 3. Doel van de klachtenregeling

Met deze klachtenregeling wordt een procedure vastgelegd op basis waarvan de afhandeling van een klacht, inzake de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden die worden verricht door de advocaten van Van Dijk c.s. Advocaten, plaatsvindt.

Artikel 4. Interne klachtprocedure

1. Een Schuldenaar is bevoegd om een klacht in te dienen dan wel te laten indienen door diens vertegenwoordiger. De klacht wordt in een dergelijk geval terstond aan de klachtenfunctionaris voorgelegd.
2. De klachtenfunctionaris bespreekt vervolgens de klacht met de medewerker waarover wordt geklaagd.
3. Indien na bespreking blijkt dat de klacht zich leent voor een adequate oplossing, dan zal in samenspraak met de desbetreffende advocaat en de Klager een dergelijke oplossing door de klachtenfunctionaris worden geregeld.
4. Indien een formelere afhandeling noodzakelijk blijkt, brengt de klachtenfunctionaris op kortst mogelijke termijn na ontvangst van de klacht en uiterlijk binnen een maand nadien de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk en met redenen omkleed in kennis omtrent het oordeel over de gegrondheid van de klacht, indien nodig vergezeld van aanbevelingen.
5. Indien de termijn uit lid 4 niet haalbaar blijkt te zijn, zulks te beoordelen naar het inzicht van de klachtenfunctionaris, dan stelt hij Klager en de behandelend advocaat daarvan schriftelijk op de hoogte en geeft daarbij aan binnen welke termijn alsdan een oordeel zal worden gegeven.
6. De advocaat waarover is geklaagd, wordt in de gelegenheid gesteld op de klacht te reageren middels een daartoe strekkende toelichting. Indien nodig blijkt, wordt een klager –  indien de vorenbedoelde toelichting daartoe reden geeft –  uitgenodigd om daarop te reageren.

Artikel 5.  Kosten interne klachtprocedure & geheimhouding

1. Een klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht, dit in de ruimste zin des woords.
2. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.

Artikel 6. Extern

Indien en voor zover een klacht onverhoopt niet naar tevredenheid van de klager intern wordt opgelost, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Maastricht of – in een voorkomend geval – aan de Deken van de Orde van Advocaten Limburg.

Artikel 7.  Aanvullende informatie op verzoek

Op verzoek wordt nadere informatie hieromtrent verstrekt;

1. De klachtenfunctionaris houdt een bestand bij waarin alle binnengekomen behandelde klachten worden genoteerd. Gestreefd wordt in ieder geval naar een acceptabele oplossing mocht er een klacht onverhoopt gegrond worden bevonden. Daarbij is een goede communicatie met de betreffende klager onontbeerlijk.
2. Met enige regelmaat wordt binnen kantoor met alle werkzame advocaten en/of overige onder de verantwoordelijkheid van mr. W.J.F. Geertsen werkzame personen gecommuniceerd over mogelijke klachten en de behandeling c.q. afhandeling daarvan. Deze klachten- en geschillenregeling Wki maakt deel uit van het protocol van Van Dijk c.s. Advocaten, dat ieder jaar wordt geactualiseerd. Desgevraagd wordt een kopie van deze klachtenregeling Wki verstrekt aan een klager, mocht deze daarom verzoeken.